Проводя интервью с кандидатами, я как рекрутер интересуюсь причиной ухода с последнего места работы. Многих не устраивают постоянные задержки на работе, хроническая усталость, бюрократия, “вечные” совещания, которые лишь тормозят бизнес-процессы. Становится понятно, что в таких компаниях тайм-менеджменту не придают значения. Однако руководителям стоит всерьёз задуматься над тем, насколько эффективной будет работа сотрудника, чувствующего себя загнанной лошадью.
Чтобы оценить место и значение тайм-менеджмента в процессе управления компанией, необходимо понимать, в чем конкретно проявляется управление временем, к каким результатам придет компания, если будет внедрена система тайм-менеджмента. А именно:
правильно расставленные приоритеты на уровне компании, департаментов, отдельных сотрудников;
четко сформулированные цели и сроки, все совещания проводятся исключительно ради определенного результата;
рациональное использование сотрудниками не только своего времени, но и времени своих коллег, не существует понятий: “не успел”, “забыл”,
заблаговременная забота о ресурсах, грамотное делегирование полномочий, сокращение сверхурочной работы, повешение мотивации сотрудников и тд.
К сожалению, многие люди думают, что жить по заранее-составленному “сценарию” все время невозможно, многим не свойственна жесткая самодисциплина, в рамках которой не остаётся места творчеству. Но все эти страхи основаны на стереотипах и мифах.
Тайм-менеджмент (далее – ТМ) - помощник, он учит нас освобождать время на то, что нам нужно, путем расстановки приоритетов, целей и затрат времени на них.
Существуют различные алгоритмы внедрения ТМ в корпоративную культуру компании. Одна из первых и главных задач – выявление факторов, вызывающих потерю времени, далее, с помощью ТМ, начинается работа над ошибками. Система, учитывающая уже сложившуюся корпоративную культуру, затачивается под определенную компанию. Таким образом каждый при внедрении ТМ каждый может рассчитывать на созранение своих интересов.
Хочется отметить, что вводить систему ТМ эффективнее “сверху”, так как личный пример руководителя – лучший для его подчиненных.
Для оптимизации собственного времени ТМ предлагает различные способы и приемы. Начать можно с использования ежедневника, планирования дня в программе Outlook. Но есть и нестандартные подходы. Многие специалисты рекомендуют кроме составления плана на день или неделю, использовать так называемую “стратегическую картонку”. На плотном листе бумаги выписываются задачи, темы для размышления, список самых актуальных на данный момент контактов, которые не привязаны к конкретному дню. “Картонка” должна находиться на видном месте. Она позволит вам ничего не пропустить или забыть. Например: “заехать в техцентр, поменять масло в машине” или “купить подарок к дню рождения сына”, “распланировать летний отдых” и т.д.
У многих из нас практически ежедневно выдаются чрезвычайно загруженные часы, в которые, к нам, как назло обращаются коллеги с абсолютно несрочными и неважными делами и вопросами. Чтобы, с одной стороны, не обижать коллег, а с другой, не отвлекаться от работы и не терять концентрации, ТМ предлагает использовать метод “красного флажка”. Его суть очень проста: на своем рабочем столе, на видном для окружающих месте, Вы устанавливаете любой предмет. Это может быть что угодно: игрушка, магнит и т. п. Пока “красный флажок” находится на Вашем столе, это означает, что в данный момент Вы очень заняты и, без необходимости, вас не нужно отвлекать. Это экономит и Ваше время, и время коллег. Естественно, это нужно оговорить заранее со всем коллективом.
В компании нашей компании система ТМ была введена относительно недавно, но она уже приносит свои плоды. Все реже и реже можно услышать фразу: “У меня не времени!” или “Я ничего не успеваю!”. Большинство проектов выполняются в срок. Сотрудники, работающие во внеурочное время, стали в офисе редкостью, притом даже, что задержки в нашем бизнесе – это, в общем-то, обычная практика.
