Наладить хорошие коммуникации в коллективе - важная и ответственная задача, особенно для крупных компаний, работающих в условиях разрозненности регионов. Полезная, актуальная информация не только помогает созданию благоприятной, дружественной атмосферы в коллективе, но и служит многогранным базовым инструментом в организации эффективной работы. Недаром говорят: «Кто владеет информацией, тот владеет миром!». Если вы придерживаетесь той же точки зрения, то такой инструмент коммуникации, как корпоративный портал, Вашей компании просто необходим!
Несколько слов о достоинствах и инструментах внутреннего Интернет-ресурса.
Актуальная и необходимая информация всегда под рукой
Одна из главных задач корпоративного портала – обеспечение сотрудников новостями из жизни Компании, а так же другой актуальной и полезной информацией, способной сделать работу более продуктивной и эффективной. Так, например, главная страница нашего Портала представляет собой информационную ленту, содержит архив новостей и навигационную строку. Открывая Портал, пользователь сразу оказывается в центре новостей, которые регулярно обновляются. Благодаря нажатию кнопки можно перейти в раздел «Основные документы», где хранятся основные приказы, стандартные бланки компании, сертификаты, типовые образцы договоров. В разделе «Полезное» сотрудники без труда найдут регулярно обновляющийся телефонный справочник, что очень актуально для большой компании, инструкции по работе с почтой и документами, различные стандарты и т.д. Здесь же располагается электронная библиотека, в свободном доступе которой можно найти книги для бизнес-чтения. Отдельный блок «Фотогалерея» является собранием всех фотографий с корпоративных мероприятий и важных событий из жизни Компании. Таким образом, Портал позволяет аккумулировать в одном месте все необходимые инструменты для комфортной работы. Простота навигации упрощает ее поиск и превращает работу в легкий эффективный процесс.
Автоматизация рутинных операций или электронный документооборот
Отдельный блок работы в портале – электронный документооборот. Тот, кто однажды столкнулся с этим рациональным изобретением, уже не будет мыслить работы без электронного согласования договоров, счетов и оплат. Предлагаемая система позволяет исключить необходимость хождения по кабинетам, бесконечной пересылки документов по электронной почте и необходимости выяснения таких вопросов как «кто за что отвечает?», «к кому обращаться?». Вы можете просто загрузить в портал договор для согласования, а дальше, благодаря внутренней систематизации, автоматически происходит распределение операций и назначение ответственных. Каждому ответственному приходит письмо-уведомление на электронную почту. Кроме того, в портале есть кнопка «Мои задачи», после нажатия на которую вашему вниманию представляется полный список процессов, которые вам необходимо согласовать. Отслеживать статус продвижения того или иного процесса можно он-лайн с любого компьютера, подключенного к Интернет. История позволяет сохранить все комментарии и замечания по каждому процессу, что тоже весьма удобно и полезно. На главной странице в персональной ленте событий отражаются статусы завершенности того или иного процесса. Привязка к электронной почте позволяет отправлять участникам процесса автоматические напоминания Портала о необходимости согласования или устранения замечания. Таким образом, электронный документооборот позволяет экономить время и нервы сотрудников.
Также свободный доступ к Интернет-ресурсу способствует возможности работать в режиме home-office.
Возможность общения и самовыражения
Помимо строго рабочих функций, Портал имеет и неформальное значение – он дает возможность общения и самовыражения сотрудникам внутри Компании, представляя собой разновидность социальной сети.
У каждого сотрудника в Портале есть свой аккаунт, говоря иначе, личная страница, с персональными данными, в том числе фото с указанием должности. Это очень здорово помогает только что присоединившимся к Компании сотрудникам ориентироваться в новом коллективе. Например, зайдя в Портал, можно узнать имя соседей из кабинета напротив, или посмотреть фотографии сотрудников из территориально удаленного подразделения.
На своей страничке можно делиться личными фотографиями, размещать интересные статьи, ссылки и заметки, высказывать свои соображения на ту или иную тему. Как и любая социальная сеть, Портал дает возможность создавать тематические группы, приглашать в них участников, вести обсуждения, блоги и т.п.
Такое неформальное общение позволяет поддерживать дружескую атмосферу в большом коллективе, создавая свой уникальный микроклимат, что, безусловно, является важным благоприятным фактором в работе.
Работа До и После
Разрабатывая Портал, стоит понимать, что цикл работ не ограничится только его проектированием и запуском. Для того, чтобы этот ресурс был действительно эффективным средством коммуникации, требуется целый набор сопутствующих регулярных работ в дальнейшем, основные из которых: обновление информации, ее ежедневная актуализация, обучение новых сотрудников работе с Порталом. На обучение стоит обратить особое внимание, так как большинство новых сотрудников, приходя в Компанию, сталкиваются с подобным инструментом впервые. Незнание возможностей Портала, неумение выполнять операции согласования и заведения документов не позволяют использовать его эффективно. Поэтому важно уделить несколько минут сотруднику и показать ему базовые инструменты работы в Портале. Очень важно проводить популяризирующую работу среди сотрудников для того, чтобы это средство коммуникации завоевало определенное доверие и было оценено по достоинству.
Задавшись целью разработать и внедрить в работу Компании Портал, стоит понимать, что он должен иметь простой интерфейс и отличаться легкостью обращения. Он должен быть одинаково удобен и продвинутому пользователю и тем, кто с компьютером на «Вы».
Подводя итог
Портал - это один из наиболее перспективных и эффективных средств коммуникации в крупных компаниях. Его подкупающая особенность в том, что он может меняться вместе с вашей компанией – менять структуру, приобретать новые функции, решать новые задачи. Наш Портал – не исключение. В планах на ближайшее будущее – добавить функцию мессенджера, который позволит сотрудникам обмениваться короткими сообщениями. Уверенны, что пользователи оценят удобство такого новшества. И это далеко не предел!
Надежда Шульга,
специалист по корпоративным коммуникациям ОАО «Хлебпром»
