Адаптация представляет собой комплекс мероприятий, проводимых в компании с целью быстрого и качественного ознакомления работника с принятыми нормами и правилами работы в данной должности на предприятии. Это сплав организационно-обучающих мероприятий, организуемых службой персонала, а выполняемых несколькими ответственными работниками предприятия, зачастую работающими в разных подразделениях, при этом основная нагрузка ложится все же на непосредственного руководителя работника, проходящего аттестацию. Именно непосредственный руководитель проводит обучение профмастерству и определяет критерии эффективной работы сотрудника. Вместе с тем служба персонала выполняет во многих организациях функцию адаптации во внутренней среде: обучение негласным принципам и правилам «жизни» именно в данной компании. Если служба персонала выполняет эту функцию, то она существенно сокращает срок неэффективной работы сотрудника в новой для него должности, тем самым повышает производительность труда работников предприятия.
К сожалению, во многих компаниях адаптация проводится как формальная процедура в урезанном и перевернутом с ног на голову виде. Наиболее распространенная его форма это - прохождение испытательного срока, во время которого работнику «необходимо доказать компании, что сотрудник достоин данной должности» и именно в этот период времени ему платят зарплатут в меньшем размере чем старым сотрудникам.
Это устаревшая практика, демотивирующая работника с первого дня работы и выстраивающая повсеместно отношения скрытого конфликта. С одной стороны работнику говорят: «докажи, что ты достоин», а с другой бросают в абсолютно незнакомое для него плавание в новой компании или должности, требуя результат уже через 2 недели работы. В конечном счете, эта ситуация приводит к увольнению работника или тихому саботажу работы с его стороны, хорошо характеризующаяся выражением «они делают вид, что платят, мы делаем вид, что работаем». Ситуация приводит к деградации компании, проеданию ресурсов и медленному ее умиранию из-за внутренних проблем.
Альтернативой данной ситуации может быть адаптация, основанная на современных научных подходах. Исследования говорят о том, что количество увольняющихся сотрудников снижается на 30 % если в первый день работы «к новичку» назначен наставник, помогающий освоиться в компании. Риск быстрого увольнения нового сотрудника снижается на 67%, если новому сотруднику в первый месяц оказана помощь в изучение правил, норм поведения в компании, требований, предъявляемых к сотруднику.
Любой руководитель компании хочет иметь у себя стабильный, обученный и мотивированный на работу персонал. Для решения задачи по минимизации затрат на поиск и замену имеющегося кадрового состава предприятия служба персонала обязана настроить процесс адаптации. Вопрос поставлен ребром, либо постоянная текучесть, найм и увольнение персонала, либо организация мероприятий по введению в должность и закреплению сотрудников в компании. Как любой процесс адаптация имеет основные задачи, которые надо решить во время его проведения, последовательные шаги реализации и этап оценки подведенных мероприятий.
Основные задачи, которые надо решить при помощи адаптации это: накопление трудового опыта, получение недостающих профессиональных знаний и навыков, необходимых для успешной работы в должности, налаживание деловых и личных контактов, изучение документов, регламентирующих деятельность в организации.
Применять адаптационные мероприятия необходимо как при приеме нового работника, так и при переводе работника на другую должность (на повышение) или в другое структурное подразделение. Продолжительность процесса адаптации устанавливается исходя из объема сведений, необходимых для изучения работником, ресурсов предприятия, загрузки участников процесса адаптации. Для вновь принятых работников продолжительность процесса адаптации может совпадать с продолжительностью испытательного срока (для простых профессий), либо устанавливаться на срок до одного года. Не надо путать в данном случае испытательный срок и адаптацию. При прохождении испытательного срока человек обязан показать, что он умеет работать по данной специальности и эффективность его работы не ниже минимально допустимой планки установленной ему руководителем. А после успешной адаптации работник может работать с максимально высокой для него производительностью.
Адаптация как процесс должна начинаться до выхода на работу нового работника (перевода на новую должность) с разработки плана-графика адаптации непосредственным руководителем совместно с HR - менеджером. В этом процессе роль HR - менеджера сводится к организации, консультации и контролю подготовки графика адаптации. Последующие шаги в адаптации служба персонала может подкрепить дополнительными обучающими мероприятиями по сквозным функциям на предприятии (финансы, менеджмент качества, техника безопасности, IT и т.д.). Форму обучения можно избрать наиболее подходящую для компании: от индивидуальных занятий до компьютерных программ по принципу ПДД. Ответственность за выбор оптимальной формы обучения лежит на службе персонала.
Как и любой процесс, адаптация должна заканчиваться оценкой, в данном случае – оценкой эффективности прохождения адаптации. Во время подведения итогов адаптации необходимо оценивать качество усвоенных знаний в объеме, который работник изучал согласно плану-графику, и практические навыки и умения, на основе уже выполненной сотрудником работы.
Оценка должна проводиться как руководителем сотрудника, так и HR – менеджером. Периодичность и формы контроля могут быть различные, а вот итоговая оценка должна содержать только три варианта:
-
признание работника успешно прошедшим адаптацию;
-
принятие решения о продлении сроков адаптации;
-
признание работника не прошедшим адаптацию.
Организация службой персонала процесса адаптации позволит поднять на новый качественный уровень работу по стабилизации коллектива компании и повысить производительность труда, сократив период «неэффективной работы» специалиста в новой должности. Хорошо организованная адаптация параллельно позволяет снять всем известий стресс, связанный с переменой работы, который переживается каждым человеком. Организация, проводящая грамотные адаптационные мероприятия, получает дополнительные конкурентные преимущества на рынке труда как ориентированная на человека компания. А среди наемных специалистов данный критерий все больше набирает вес по сравнению с другими выравнивающимися условиями работы, предлагаемыми работодателями.