"Когда нам работать, если мы часами сидим на совещаниях?" –
вопрос для сотрудников ряда предприятий риторический.
Очевидно, что чем больше людей присутствует на совещаниях, тем больше рабочего времени теряет каждый.
Рассмотрим простой пример. Директор собрал 20 подчинённых, продержал их в кабинете два часа. Две минуты каждый сотрудник отчитывался, две минуты выслушивал, что начальник о нём думает, ещё две минуты получал новое задание, а всё остальное время наблюдал за процессом обмена информацией между начальником и другими сотрудниками.
В итоге (120 мин. – 6 мин.)х20 чел./60 мин. = 38 человеко-часов выброшено на ветер.
А если такие совещания проходят несколько раз в неделю, а если руководители других уровней тоже злоупотребляют посиделками с подчинёнными, представляете, сколько рабочего времени теряется!
Как покончить с театром одного актёра? Как сохранить и улучшить информационный обмен между сотрудниками и директором, сведя к минимуму потери времени?
Очень просто. Компьютеры и современные средства связи даже без специальных программ позволяют обмениваться информацией, не покидая рабочего места. Сотрудники, которым для работы компьютеры не нужны, могут участвовать в информационном обмене с помощью секретаря или коллег.
Для небольших развивающихся компаний можно создать единую информационную среду следующим образом:
1. Нарисовать структуру предприятия с указанием отделов, должностей и контактных данных всех сотрудников.
2. Составить список сотрудников и предусмотреть в нём поля, в которые руководители будут вписывать задания для подчинённых, а также поля, в которые работники будут вносить данные о ходе выполнения задач и о трудностях, препятствующих работе.
Выполнение этих пунктов может быть реализовано и в файле Excel, и в специальной программе, и даже от руки на ватмане, висящем на стене. Всё зависит от возможностей организации.
Информация, собранная в такой таблице сделает работу компании совершенно прозрачной. Работники смогут увидеть, кому и что поручено, смогут сообщать руководству о требуемых ресурсах, а руководство будет видеть ход выполнения поручений, узкие места и проблемы.
Более того, записывая напротив своей задачи слова «выполнено досрочно», сотрудники будут испытывать определённое удовлетворение от работы, смогут соревноваться между собой.
Видя, какие задачи стоят перед коллегами, работники смогут помогать друг другу, объединёнными усилиями подходить к решению некоторых задач, развивая коллектив и повышая системный эффект.
Со временем процесс такого обмена информацией должен выйти на некий оптимальный уровень, оставляя на долю совещаний только те вопросы, для решения которых действительно требуется коллективное личное общение, некий «мозговой штурм».
Ещё один полезный эффект от вынесения на всеобщее обозрение своих приказов и распоряжений получат руководители. Обратная связь – информация от подчинённых послужит материалом для повышения квалификации самих руководителей.
Если Вы стремитесь к тому, чтобы Ваши приказы и распоряжения были исполнимыми, чтобы управленческие решения были оптимальными, а рабочее время подчинённые использовали эффективно – сделайте деятельность компании прозрачной.
И любители ловли рыбки в мутной воде исчезнут сами.
Ермаков И.С. www.redbest.by