В настоящее время многие более или менее значимые кадровые решения принимаются на основе результатов оценки персонала. Следовательно, они должны быть достаточно валидными и своевременными. Вместе с тем, проведение этой процедуры оценки – процесс, требующий больших временных ресурсов. Львиная доля времени специалиста тратится на непосредственно работу с оцениваемым, первичную обработку, анализ полученных результатов и подготовку отчета. Тогда на помощь ему приходит автоматизированная система оценки персонала.
Вера Смагина
Винтики и колесики
Применение средств автоматизации оценки в разы сокращает время, затрачиваемое на обработку результатов и составление материалов для анализа (таблиц, графиков и пр.). Вторым большим плюсом автоматизации является минимизация или даже практическое устранение фактора человеческой ошибки (сознательной и неосознанной) при обработке результатов. К третьему положительному фактору можно отнести возможность оперативной работы с большим массивом информации. Благодаря автоматизированной системе оценки персонала повышается ритмичность оценочных мероприятий: система автоматически напоминает, кому из сотрудников пришла пора снова пройти аттестацию или любой другой вид оценки.
– Система дает возможность составления оптимального плана проведения оценочных мероприятий, – поясняет Игорь Якобсон, канд. техн. наук, главный эксперт «КОМПАС», – а также быстрого анализа результатов, ранжирования сотрудников по полученным оценкам. В сочетании с тестовыми принципами оценки автоматизированная система, исключая человеческий фактор, дает гарантию объективности результата в соответствии с заранее сформулированными критериями.
Кроме того, она позволяет сделать моментальный вывод по соответствию занимаемой или вакантной должности, хранить архив по каждому сотруднику и, как результат, анализировать динамику его роста. Наконец, проводить дистанционную оценку сотрудников – таким образом осуществляется экономия на командировочных расходах.
В автоматизированной системе оценки присутствуют по крайней мере две большие составляющие: сбор и обработка данных о персонале и последующий анализ этих данных. Для автоматизации этих составляющих применяются, как правило, два разных уровня программных инструментов.
Вот что говорит об этом Николай Сырятов, руководитель отдела HR-консалтинга компании «БОСС. Кадровые системы»:
– К таким инструментам относятся автоматизированные психологические и соционические тесты и тестовые батареи, тесты для проверки профессиональных знаний и навыков, программы учета выполнения поставленных задач и другие. Второй уровень инструментов обеспечивает работу со всем массивом данных по всему персоналу организации с учетом ранее полученных результатов.
Существуют ли программные средства (ПС), совмещающие инструменты сбора и анализа результатов? Да, они есть. Однако такие решения, по мнению Николая Сырятова, обладают рядом серьезных недостатков, существенно ограничивающих область их применения. Не факт, что заложенные в них методики оценки будут удовлетворять потребностям большинства потенциальных заказчиков, к тому же от потребителя потребуется серьезная работа по встраиванию ПС в корпоративную автоматизированную систему управления персоналом и предприятием в целом.
Ориентация на местности
Основные требования к системе оценки совпадают с общими требованиями к современному управленческому программному обеспечению. В первую очередь это возможность быстрой и незатратной адаптации программ к меняющимся бизнес-процессам без помощи сторонних консультантов. Желательно, чтобы такую адаптацию можно было проводить без программирования, за счет параметрических и визуальных средств настройки. Второе общее требование – удобный, интуитивно понятный интерфейс.
Помимо общих требований, стоит обратить внимание на наличие функционала планирования оценочных мероприятий, а следовательно, и возможности описания необходимой частоты их проведения для каждой должности. Кроме того, современная система оценки персонала должна базироваться на профилировании должностей. Ну а чтобы сориентироваться на рынке таких систем, надо обязательно анализировать все имеющиеся предложения.
– Я бы отдал предпочтение тем вендорам*, которые готовы предоставить свое ПО для бесплатной апробации на ограниченный срок (2–3 месяца), – советует Игорь Якобсон. – Только самостоятельно «повозившись» с программой, можно сделать адекватный вывод о соответствии функционала потребностям вашего предприятия.
Далеко не всегда удается покрыть все потребности предприятия одной ERP-системой, поэтому до сих пор на рынке актуальна стратегия «best of breed» (лучшее в данной области). При этом, даже купив для разных нужд ПО разных производителей, можно соединить его в единую систему. Но такой проект, как правило, получается гораздо дороже и дольше при внедрении по календарным срокам.
– Чего точно не стоит делать, – считает Игорь Якобсон, – так это покупать отдельный модуль оценки персонала. Стоит приобретать систему управления персоналом целиком, включая кадровый учет и расчет зарплаты. Уж больно много «точек соприкосновения» у системы оценки с остальными частями HRM-системы: это и перечень личных карточек, и профили должностей. Система оценки персонала должна быть тесно связана с системой автоматизированного рекрутинга – ведь кандидатов тоже надо тестировать.
Если речь идет только об оценке персонала, то ни сфера бизнеса, ни размер предприятия практически не влияют на выбор конкретный системы. С объемами данных, которые используются в этих целях, способна спокойно оперировать любая современная программа. Если речь идет о предприятии с разветвленной структурой, имеющем много удаленных площадок, то терминал-серверы позволяют организовать доступ к единой базе данных для всех программных средств. Единственное условие – программа должна быть гибкой. Это необходимо, даже если ее начальная версия полностью покрывает ваши текущие требования, – бизнес-процессы имеют свойство меняться со временем.
Покупка автоматизированной системы оценки персонала подразумевает и дальнейшее сервисное сопровождение.
– Нашей компанией, – рассказывает Игорь Якобсон, – предлагается поддержка ПО, которая может осуществляться либо с оплатой по факту (консультанты вызываются по мере надобности и оплачиваются по выездам), либо на основе абонементного обслуживания, включающего ответы на вопросы по «горячей линии» и поставку новых версий ПО. Очень часто пользователи заказывают и смешанный вариант: абонементное обслуживание плюс оплата по факту за дополнительные услуги по перенастройке программ. Но поскольку «КОМПАС» является гибкой системой, включающей удобный и мощный инструмент настройки «Мастера КОМПАСа», дополнительные услуги в части подсистемы оценки персонала заказываются крайне редко – сотрудники ИТ-департаментов заказчиков справляются собственными силами.
Система как врач-диагност
Кроме профессиональных, автоматизированная система позволяет оценивать и психофизические данные персонала. Например, профессиональную работоспособность сотрудников, степень утомления, переутомления, психоэмоционального напряжения. Это достигается при применении специализированных оценочных методик. Целью такой оценки, скорее всего, будет определение того, насколько личные психофизические или скорее психофизиологические качества человека будут способствовать или, наоборот, препятствовать выполнению профессиональных задач. Нужна ли такая оценка для всех сотрудников компании? Очевидно – нет.
– Кроме того, прежде чем ее проводить, – утверждает Николай Сырятов, – потребуется очень серьезно изучить особенности выполнения трудовых функций по каждой должности и профессии, определить, какие психофизиологические данные и каким образом влияют на выполнение тех или иных задач, подобрать соответствующие методики и программное средство. Без этой кропотливой и скрупулезной работы оценка подобного типа будет лишь имитацией деятельности.
Оценка психофизиологических данных при приеме на работу может дать еще один результат – спрогнозировать, сможет ли человек «вписаться» в ту корпоративную и управленческую культуру, которая сложилась в организации или подразделении. Это оберегает работодателя от ошибок и сокращает расходы при подборе сотрудников. Однако и здесь прежде всего потребуется предварительная работа, связанная с изучением и измерением корпоративной культуры.
Непогрешимость результатов
Обработка результатов оценки на основе данных, введенных в программу, производится автоматически с помощью заложенных алгоритмов обработки. Далее, используя полученные результаты, программа осуществляет их интерпретацию.
– Валидность обеспечивается научно-методической основой, заложенной в программу, – поясняет Николай Сырятов, – всякий уважающий себя производитель обязан дать исчерпывающие разъяснения по работе программы. Однако здесь есть одно «но», которое должен понимать специалист, использующий программы автоматизации оценки персонала. Интерпретируя обработанные результаты, программа подбирает наиболее подходящий вариант из числа заложенных в нее. Отсюда выдаваемая интерпретация не является индивидуальным и строго персональным результатом сотрудника. Однако таких данных в подавляющем большинстве случаев будет достаточно для картины оценки. Исключением могут быть лишь профессии, чья деятельность непосредственно связана с вопросами безопасности и чьи ошибочные действия могут привести к серьезным последствиям или даже катастрофам.
Используя программное средство оценки персонала, нужно понимать, что полученный на ее основе результат может серьезно повлиять на судьбу человека – вашего сотрудника. Поэтому с точки зрения кадровой этики категорически невозможно использовать для оценки персонала программы, чье происхождение является сомнительным. К ним можно отнести программы, имеющие неподтвержденную научно-методическую основу, неизвестных и малоизвестных производителей, а также «бесплатные» программы, которые можно скачать из Интернета.
Источник: журнал «КАДРОВИК.РУ»
