- Обязательна ли должностная инструкция ?
- В соответствии со ст.19 Трудового кодекса Республики Беларусь при заключении трудового договора (контракта) между нанимателем и работником одним из обязательных условий является определение трудовой функции работника - работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией. Должностная инструкция является локальным нормативным актом, регламентирующим правовое положение работника на предприятии, определяющим задачи, функции, обязанности, права и ответственность работника в конкретных организационно-технических условиях. В частности, при введении в штатное расписание новой должности разрабатывается и должностная инструкция на вводимую должность. Должностные обязанности руководителя структурного подразделения могут отражаться: в трудовом договоре (контракте), положении об отделе, должностной инструкции. Во-первых, должностная инструкция – одно из средств адаптации нового сотрудника в компании. Безусловно, знание специалистом своих должностных обязанностей, пределов ответственности, подчиненности, обеспечивает более быстрое вхождение его в должность, уменьшает количество возможных ошибок, связанных с включением в работу и дискомфорт первых дней работы. На что хочу еще обратить внимание. Программа адаптации сотрудника рассчитана на испытательный срок. Она предполагает полное освоение должностных обязанностей (смотри должностную инструкцию) специалистом, четкую ориентацию в структуре компании, ее деятельности. А по окончании периода адаптации оценивается соответствие сотрудника занимаемой должности, его профессиональные знания, уровень его квалификации, исполнительской дисциплины, а так же потенциал сотрудника и возможности дальнейшего профессионального и карьерного роста. Одно из основных предназначений должностной инструкции – установить зоны ответственности и компетентности, разграничить обязанности специалистов. Она может и должна! включать пошаговое их описание. Причем, чем более детально будут описаны должностные обязанности, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях самих специалистов о том, что входит, а что нет в их обязанности. Например: компания «Х» продает соки известных торговых марок предприятиям розничной торговли. У нее в штате есть специалисты по продажам и мерчендайзеры. Специалисты по продажам обеспечивают непосредственно продажу товара компании в торговую сеть – берут заявки на поставку соков. Основная же цель мерчендайзеров – осуществить выкладку соков согласно планограммы на торговом оборудовании магазина. Для товароведа магазина и специалист по продажам и мерчендайзер – сотрудники компании «Х». Он вправе обратиться с неспецифичным запросом к мерчендайзеру – с тем, что не входит в его прямые должностные обязанности. Скажем, просит взять заявку на определенный ассортимент. Мерчендайзер не может отказать клиенту: «Это не входит в мои обязанности». Но и полностью возложить на него функции другого специалиста тоже нелогично: у них как минимум, разные системы оплаты труда, да и со своими прямыми функциями, специалист по продажам, вероятно, справится эффективнее. Таким образом, инструкция может предложить компромиссный вариант: «В случае отсутствия товара на складе торговой точки мерчендайзер немедленно информирует об этом своего руководителя и по согласованию с ним принимает заказ от товароведа». А руководитель может предложить мерчандайзеру либо принять заказ, либо сообщить клиенту, что через час у него будет специалист по продажам. Во-вторых, должностная инструкция используется при аттестации специалистов: система оценки сотрудников строится на основе их должностных обязанностей, изложенных в инструкциях. Наконец, инструкция – средство разрешения трудовых конфликтов. Если сотрудник выполняет свои обязанности в соответствии с должностной инструкцией хорошо либо лучше других – это может служить основанием, например, для премирования. Если же он плохо справляется со своими обязанностями, то перед руководителем (с учетом других условий) встает вопрос: является ли некачественное выполнение должностных обязанностей дисциплинарным проступком, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.
- То есть в инструкцию могут быть внесены основания для штрафов и премирования?
- Нет, премирование и депремирование регламентируется другими документами. В инструкции важно четко перечислить обязанности сотрудника. Например, если речь идет об администраторе торгового зала, то в его обязанности может входить контроль сроков годности товара. Опишите эту функцию в инструкции абсолютно конкретно: «В начале рабочего дня», или «два раза в день», в зависимости от специфики ассортимента, «проверяет срок годности товара, представленного на торговом оборудовании, и изымает товары, сроки годности которых истекают». Если администратор упустил этот момент в работе, а соответствующая проверка обнаружила нарушение, то у руководителя появляется основание для взыскания. Если эта обязанность сформулирована в инструкции нечетко, то администратор может посчитать наказание несправедливым, и, есть вероятность, что станет его обжаловать.
- Некоторые руководители считают, что при активном использовании инструкций сотрудники чаще станут говорить: «Это не входит в мои должностные обязанности». Как застраховаться от чрезмерного сужения функций специалиста?
- Максимально подробно изложить эти функции. Возможно расширение круга обязанностей по сравнению с установленными. Например, если, штатным расписанием не предусмотрена должность специалист по кадрам, это не освобождает компанию от грамотного ведения кадрового делопроизводства. Кто-то из сотрудников должен, тем не менее, своевременно оформлять прием и увольнение работников, грамотно заполнять трудовые книжки, в соответствии с правилами хранить их и т.д. Эти функции могут быть возложены, например, на секретаря или на бухгалтера. И это должно быть отражено в его должностной инструкции. С другой стороны неправильно было бы совмещать в одной инструкции все то, что в принципе где-либо делают специалисты на аналогичной должности, думая: «Авось когда-нибудь пригодится». Ведь сотрудник, обнаружив среди своих должностных обязанностей функцию, которую прежде никогда не выполнял, может либо попросить обучение, затраты на которое компания не планировала, либо поставить вопрос о доплате за совмещение функций. Нужно понимать еще, что сама по себе инструкция не мотивирует сотрудника на качественный и ударный труд. Это делает его руководитель, а инструкция – лишь один из формализованных документов, который ему помогает.
- Может ли одна и та же должность предполагать разный круг обязанностей в филиалах одной компании?
- Нет, описание одной и той же должностной позиции в компании должно быть единым для всех филиалов. Если условия работы в филиалах требуют наличия сотрудников с разным объемом обязанностей на схожих позициях, их должности должны быть названы по-разному. Но не как угодно, а в соответствии с ЕКСД – «Единым квалификационным справочником должностей служащих». Этот справочник, например, не предполагает наличия должностей «мерчендайзер» или «супервайзер». Но если в структуре компании выделен отдел мерчендайзинга, то должностная инструкция составляется на «специалиста отдела мерчендайзинга».
- Есть ли смысл описывать в инструкции функции, которые исполняются эпизодически? Например, если раз в год сотруднику приходится участвовать в специализированных выставках, или готовить видеопрезентации.
- Описывать функции, конечно, нужно: «при необходимости может быть привлечен к таким-то работам в соответствии с таким-то регламентом».
- В некоторых компаниях существуют документы, очень подробно описывающие отдельные трудовые операции или взаимодействие между сотрудниками. Иногда они сведены в объемные тома, которые служащие называют «учебниками». Может ли такой «учебник» заменять должностную инструкцию?
- Инструкция – формализованный документ, создаваемый в соответствии со стандартом – СТБ «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Компания может иметь у себя не только должностные инструкции, но и регламенты (правила) выполнения определенных операций – например, регламент погрузочно-разгрузочных работ, регламент перемещения товара по складу. Регламенты могут сводиться в должностную инструкцию, а могут существовать отдельно. Тогда в инструкции написано: «выполняет разгрузочные работы в соответствие с таким-то регламентом». Степень подробности инструкции зависит от уровня исполнителя: чем ниже должность, тем подробнее. Для менеджеров (в правильном понимании этой должности, т.е. руководителей) регламент на каждую операцию не пропишешь. Перед менеджером необходимо ставить цели, наделять их полномочиями и спрашивать за результат, а не прописывать каждый шаг.
- Каким образом инструкция используется при аттестации?
- В инструкции описываются должностные обязанности специалиста. Аттестация это один из методов оценки персонала, это оценка соответствия занимаемой должности. Оценивается соответствие деятельности конкретного работника стандартам выполнения работы на данном рабочем месте в данной должности за определенный период. Аттестация имеет юридическую силу: по ее результатам компания имеет право перемещать сотрудника, повышать его в должности или присваивать другую – более высокую категорию (однажды присвоенная, категория не может быть понижена), кроме того, результаты аттестации могут служить основанием для увольнения сотрудника. К сожалению, в Беларуси к аттестации довольно формальный подход. А вот, скажем в США аттестация – очень серьезное событие. Ее ежегодно проходят не только рядовые сотрудники, но и руководители. Проводится она путем профессионального (например, руководитель отдела маркетинга должен «написать» тесты по маркетингу, экономике и управлению человеческими ресурсами) и личностного тестирования. Результаты аттестации влияют на класс (грейд), а тот в свою очередь влияет на уровень годовой заработной платы и ежегодный бонус. Более того, через год специалист может не подтвердить свой грейд, и его доход окажется выше или ниже.
- В каких случаях должностную инструкцию востребует суд?
- При разрешении споров об отмене дисциплинарного взыскания или о восстановлении на работе работника, уволенного по п.4 ст.42 ТК РБ, суды учитывают, что нарушением трудовой дисциплины является противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей. Трудовые обязанности отражаются в трудовом договоре, должностной инструкции, правилах внутреннего трудового распорядка и др. локальных нормативных актах. А, значит, и доказать в суде правомерность действий нанимателя будет тем проще, чем четче в инструкции описаны обязанности сотрудника.
- Какие обязательные части должны быть в должностной инструкции?
- В соответствии к СТБ к должностной инструкции предъявляются требования по форме, содержанию разделов и реквизитов. Должностная инструкция имеет пять разделов. Первый «Общие положения»: основные задачи работника, нормативные документы, которыми он руководствуется. Как правило, в числе нормативных документов указываются действующее законодательство РБ; подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения; нормативы отрасли; положение об отделе и настоящая должностная инструкция. Здесь же описывается подчиненность специалиста, порядок его назначения на должность, квалификационные требования. Второй раздел определяет основные взаимосвязи работника с другими работниками своего и других подразделений, а также внешними организациями, необходимыми ему для выполнения возложенных на него обязанностей. Третий, самый большой и сложный раздел – должностные обязанности. Четвертый раздел – права работника. Они должны быть предоставлены работнику для того, чтобы он имел возможность самостоятельно и оперативно решать вопросы, входящие в его компетенцию. Пятый раздел регламентирует персональную ответственность за конкретные результаты работы и материальные ценности.
- Какие ошибки обычно допускаются при оформлении инструкции, какие моменты вызывают больше всего вопросов у слушателей вашего курса по управлению персоналом?
- Инструкции, которые не работают, обычно воплощают в себе одну из двух крайностей – чрезмерные обобщения во всех разделах, либо, наоборот, чрезмерная, и при этом непрофессиональная, детализация. Оба варианта получаются в том случае, когда инструкция создается путем компилирования подобных документов, принятых в других компаниях. А правильно – это когда проанализирована организационная структура компании, сформулированы ее цели на ближайший период, определены функции каждого структурного подразделения компании и взаимодействия между ними, определено выполнение этих функции конкретным должностным единицам и сформировано штатное расписание. Обязанность руководителя подразделения – составить полный список того, что входит в обязанности его подчиненных, уделяя особое внимание разграничению функций специалистов. Потом обязанности нужно объединить в группы, и, наконец, сформулировать раздел «обязанности» в конкретной должностной инструкции. Как правило, это самая сложная часть документа, ведь некоторые виды деятельности не сразу удается описать предельно четко. В эту же часть могут вводиться стандарты эффективности работы, иногда в форме KPI – ключевых показателей эффективности. Стандарты эффективности могут быть качественными и количественными. Например, для мерчендайзера это может быть время визита в торговую точку, минимальное количество визитов в день, стандарт внешнего вида и т.д. Сегодня многие компании пытаются внедрить эту практику, что и вызывает наибольшее количество вопросов у менеджеров по персоналу. Внимания требует пункт, где идет речь о квалификационных требованиях. Если вы их неоправданно завысите, то, вполне возможно, должность останется у вас вакантной. С другой стороны, есть должности, где наличие специального образования регламентируется, например, бухгалтерские должности.
- Кто обычно пишет должностную инструкцию?
- В худшем варианте – кто угодно. Например, секретарь, который лучше всех в компании владеет Интернетом. Еще хуже – работник сам на себя. Как правило, должностные инструкции разрабатывает специалист по персоналу. Но любая должностная инструкция должна быть согласована с руководителем структурного подразделения. То есть руководитель структурного подразделения должен прочитать и подписать инструкции на своих подчиненных. Начальник отдела продаж – на специалистов по продажам, начальник отдела маркетинга – на специалистов по маркетингу. Ведь кому, как ни руководителю, лучше знать, какие функции должны выполнять его подчиненные? Затем инструкцию утверждает руководитель компании и подписывает специалист. Иногда создание системы регламентов заказывают и сторонним организациям, консалтинговым компаниям, в том числе и нашей. Не потому, что написать инструкцию очень сложно: сверяясь со стандартом, это способен сделать любой грамотный человек. Но создание должностных регламентов для целой компании – кропотливый труд, отвлекающий много времени. Нужно не только четко сформулировать права, обязанности и области ответственности сотрудника, но и оформить документ в соответствии со стандартом. Однако заблуждаются те руководители, которые считают, что можно оплатить такую работу и забыть о ней, а через оговоренное время получить пакет качественно составленных документов. Нет двух одинаковых компаний, и потому инструкция, написанная без взаимодействия с компанией-заказчиком, как и инструкция, скачанная из Интернета, работать не будет.
- Для всех ли компаний актуально такое вдумчивое составление должностных инструкций? Может быть, в малом бизнесе пока достаточно иметь формальные документы «для проверяющих», а руководить при помощи непосредственных распоряжений?
- Есть компании, руководители которых считают именно так, и это их право. Но если документ все равно приходится создавать – почему бы не сделать его полезным? Во всяком случае, степень формализации трудовых отношений растет. Растет, в том числе под влиянием представительств иностранных компаний, работающих в нашей стране. Не только потому, что на Западе больше принято решать трудовые конфликты в суде, а суду нужны доказательства. Очень формализованы в настоящее время должностные отношения, например, в российских торговых сетях. С формальными регламентами управлять просто удобнее. Ведь этап всеобщего энтузиазма, когда компания создается группой единомышленников, рассчитывающих на полное взаимопонимание, для большинства организаций миновал. Структура компании понятна, бизнес-процессы относительно стабильны, и их можно сознательно формировать.
Источник: www.21vk.biz